En entreprise, certains postes nécessitent que l’on traite de nombreux documents au quotidien. Qu’ils soient en version papier ou électronique, ces documents doivent être créés, traités, divulgués, stockés et archivés. Réaliser toutes ces tâches manuellement peut être fastidieux à la longue. C’est la raison pour laquelle l’on recommande la gestion électronique des documents. Que faut-il savoir sur ce mode de gestion ?
Gestion électronique des documents : qu’est-ce que c’est ?
Encore connue sous le sigle GED, la gestion électronique des documents est un procédé qui consiste à informatiser un système afin de gérer l’ensemble des documents au sein d’une société. Consultez ce site https://ingedis-solutions.fr/ pour avoir d’amples informations. En effet, la GED est un processus qui se charge de la gestion complète des documents, leur hiérarchisation, leur stockage, leur diffusion et leur archivage.
On emploie le terme GED pour désigner les outils utiles et nécessaires à la gestion des contenus documentaires. Avec l’outil, il est possible de stocker tous types de documents : papiers, emails, fichiers Word, Excel, PDF, images, etc. Sur ce, tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent aisément retrouver n’importe quel document sauvegardé dans la GED à travers différent point d’accès : smartphone, ordinateur ou tablette. Tout ceci facilite le traitement et la validation des documents de manière dématérialisée.
Gestion électronique des documents : quelques avantages
La GED est un système qui contribue à l’amélioration des activités de l’organisation en interne. Elle offre plusieurs avantages que voici.
La GED centralise les informations
La gestion électronique des documents permet d’avoir tous les documents sur un espace unique et centralisé. Ce procédé simplifie l’accès des informations à l’ensemble des travailleurs. Étant donné que les documents papier sont numérisés et archivés, ils deviennent plus faciles à trouver.
La GED offre un gain de temps
La gestion électronique des documents est un outil de gestion qui permet de gagner du temps dans le traitement des documents. La GED dispose d’un système d’indexation qui permet de sortir un document de la base juste en tapant le nom du fichier dans le moteur de recherche.
La GED sécurise les données et réduit les coûts d’impression
La GED permet à l’entreprise de stocker et de protéger les documents des cyberattaques, des pannes, des risques naturels, etc. Seuls les membres autorisés peuvent avoir accès aux données. De plus, grâce à la GED, on parvient à réaliser des économies sur les coûts d’impression des documents papier.
Gestion électronique des documents : quelques limites
Quand bien même la GED regorge d’avantages, elle comporte également des limites non négligeables.
La GED nécessite des coûts pour l’installation
Toutes les entreprises reconnaissent aujourd’hui l’importance de la GED dans le traitement des informations et des données sous plusieurs formats. C’est la raison pour laquelle la mise en place du système nécessite des coûts importants. Il faut donc s’équiper des outils de qualité pour permettre aux serveurs d’être plus performants. Cela évite les pannes répétitives.
La GED oblige à changer le mode de travail
Accepter d’installer une solution GED implique la modification du mode travail de l’entreprise. Pour ce faire, il est essentiel de mettre en place des formations visant à utiliser correctement l’outil, à instaurer des règles de disposition de documents et à lancer une conduite de changement.
La GED pour anticiper les risques de sécurité
Dématérialiser des documents n’est pas exempt de risques. Si par mégarde un salarié supprime un fichier, il sera irrécupérable. Il faudra utiliser un système d’archivage électronique pour contrôler strictement certains documents.
